지역 식당이 콘텐츠 제작을 외부에 맡길 때 먼저 정할 것은 월간 발행 수가 아니다. 매장 담당자가 제공할 수 있는 사실과 외주 작성자가 확인해야 할 범위를 분명히 해야 한다. 가격과 영업시간이 자주 바뀌는 곳이라면 새 글 열 편보다 현재 안내 한 편의 정확성이 손님의 방문 결정에 더 직접적일 수 있다. 계약 전에는 어떤 정보를 누가 승인할지부터 적는다.
첫 회의에서는 글감보다 사실 목록을 만든다. 메뉴명과 판매 시간, 예약 가능 인원, 포장 여부, 주차와 좌석처럼 방문 전에 확인할 항목을 적고 각 항목의 매장 담당자를 정한다. 작성자가 직접 확인하지 못한 내용은 추정하지 않고 질문으로 남긴다. 답을 받지 못한 항목은 그럴듯한 문장으로 채우지 않는다.
사진도 별도의 자료로 관리한다. 촬영 날짜, 음식 이름, 현재 판매 여부, 사용할 수 있는 채널을 기록한다. 계절 메뉴가 끝났거나 구성이 바뀌었다면 예전 사진을 현재 상품처럼 쓰지 않는다. 손님의 얼굴, 영수증, 연락처가 보이는 경우에는 공개 가능 여부를 확인하고 필요한 조치를 한다.
기획표에는 글마다 한 가지 방문 질문을 맡긴다. 점심 이용 시간, 모임 좌석, 예약 변경, 포장 수령은 서로 다른 답이 필요하다. 모두를 ‘지역 맛집 추천’ 형식으로 반복하지 않고 기존 글에서 이미 답한 질문은 현재 정보로 고칠지 먼저 판단한다. 새 글과 수정 글의 수를 따로 보고하면 발행량 때문에 오래된 안내가 방치되는 일을 줄일 수 있다.
납품 기준에는 원고 파일뿐 아니라 확인한 사실과 확인일, 사진 출처, 수정 이력, 게시할 위치를 포함한다. 검색 순위나 지역 최고를 보장하는 문구, 확인되지 않은 후기, 실제 제공하지 않는 서비스를 넣지 않는다는 기준도 적는다. 게시 전 매장 담당자는 휴대전화에서 전화, 예약, 길찾기 링크가 실제 장소와 채널로 연결되는지 확인한다.
변경 요청 절차도 계약에 둔다. 가격이나 영업시간이 달라졌을 때 누가 외주팀에 알리고, 어느 페이지와 카드뉴스까지 수정하며, 완료 여부를 누가 확인할지 정한다. 원고와 사진의 사용 권한, 계약 종료 뒤 원본 파일과 계정 접근을 넘기는 방식도 미리 합의한다.
월말 보고에서는 새 글 수와 함께 운영 정보 오류, 반복 문의, 수정이 늦어진 이유를 본다. 외주팀은 매장의 운영 사실을 대신 결정할 수 없고 매장도 승인 없이 정확성을 기대할 수 없다. 내부의 사실 책임과 외부의 작성 책임을 연결한 기록이 있어야 손님이 실제 방문에 사용할 수 있는 안내가 된다.